黑龙江财经学院评建材料收集与管理办法（试行）
为迎接教育部本科教学工作合格评估，确保学院材料收集、整理工作规范化、制度化，特制定本管理办法。
一、材料的类型
按材料属性或表现形式，本科教学工作评估材料分为“文字材料”和“数字材料”两大类 。其中文字材料是指既往形成的诸如教学文件、工作计划、实施方案、活动记录、质量评价分析、成果总结、媒体报道等历史性文档材料。现时整改建设中产生的成果材料如总结、概括、提炼编撰而形成的《自评报告》、《自评依据》等文稿，以及迎接教育部专家组考察评估的相关展示性文本材料；数字材料是指既往和现时的本科教学工作或活动中自然形成的各种原始性状态数据，以及与学院、处室或系部本科教学《自评报告》、《自评依据》有关的且需提交教育部专家组考察的各类统计报表。
二、材料收集、整理与编撰的时间安排
根据教育部要求，本科教学评估材料的收集、整理与编撰，一般以学年或自然年度为单位。其中财务、科研和图书信息按自然年度计算，统计时间为当年的1月1日-12月31日；教学和其他等软件项目建设按学年度计算，统计时间自上年的9月1日-当年的8月31日。
三、原始材料整理要求
（一）材料的建档说明
所有材料必须按档案的分类法进行分类。要求分类准确、编目清楚、整齐美观、查找方便，保证专家调用材料方便、快捷。各类原始材料（如管理文件、制度、会议记录、历年工作安排、总结等）由有关部门陈列
存档以体现材料的真实性；整理后形成的材料（尤其是综述材料）必须有据可查，因此要在工作过程中重视原始材料的收集与积累。
1.按照教育部评估指标体系中的一级指标、二级指标及主要观测点的顺序进行建档。
2.档案盒大小全部为A4，部门内部颜色和质地统一。
3.档案盒标号一般由学院标识、分类名称、案卷号三部分组成。
4.在每一个档案盒中的第一份文件是存放本档案盒中所有支撑材料的目录，其后是按目录次序排列的相应档案材料。
（二）表格
表格类统计材料要有单位盖章、填表人、审核人和负责人的签字以及填表日期。
（三）照片材料
照片类材料分类整理成册，并简要说明：时间、地点、人物、内容、摄影者信息。
（四）实物材料
实物材料（如获奖作品、科技作品）须拍制照片、列出清单。实物暂由有关部门保管。
（五）证书、奖状、聘书等
校级以上证书、奖状、聘书等将原件扫描、照相机制成电子文档，并说明形成时间、内容名称作者及颁发单位。另用A4纸打印，以便与相关材料配套。
（六）录音、录像材料
录音、录像材料要注明内容、录音（像）时间，录音（像）人，带长（分钟），要求制作为数据光盘 （DVD 、VCD 、CD等）。
（七）其他复印材料
各单位从档案室复印材料时，须由该单位承办人员在材料复印件上注明此复印件所在档号，然后由档案室加盖公章，以便需要时能及时查
到档案原件。
重要的纸质档案材料，原件扫描或照相后，制作电子文档，用A4纸打印。原件交档案室存档。
四、文字材料格式要求
（一）文字材料制作工具
使用Microsoft Office Word2003电子版等。
（二）页面与打印方向
采用国际标准A4型纸，页边距：上32mm,下28mm,左28mm,右28mm。页码表在页脚居中，用小5号，半角，Times New Rome字体，阿拉伯数字标识。一般材料应采用纵向双面激光打印或复印。
（三）行文格式
1.标题
标题中除法规、规章条款加书名号外，一般不用标点符号。采用小2号小标宋字体（如有副标题用3号仿宋），行距为固定值30磅，可分一行或多行居中排版，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
2.正文
标题下空一行成文。字体采用4号仿宋字体，数字采用4号Times New Rome字体，行距为固定值25磅，表格内文字的字号，行间距可适当调整。每个自然段首行缩进2字符，数字、身份不换行，可通过调整字间距进行排版。
结构层次序数，第一级为“一”（3号，宋体加黑；段前段后各0.3行）；第二级为“（一）”（小3号，宋体加黑）；第三级为“1”（4号，仿宋字体）；第四级为“（1）”（4号，仿宋字体）；第5级“”（4号，仿宋字体）；原则上第一、第二级标题独立成行，不加标点。各级标题缩进同正文一致，如出现在本页最后一行移至下页首行。
3.文字材料中表格要求
（1）表格
标题使用4号仿宋字体加黑，表内固定项使用小4号仿宋字体加黑，表内正文使用小4号仿宋字体。
（2）间距
表格行、列间距根据表格内容自行调整，但不得在页边距外。
（四）附件
文件资料如有附件，在正文下空一行，左空2个字用4号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和全称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.XXXX”）；附件名称后不加标点符号。
（五）落款
材料应在正文右下方落款处署成文单位全称，在下一行相应处标识成文日期，采用阿拉伯数字（如2016年5月6日）。
（六）印刷和装订
双（或单）面印刷，一律在左侧装订，连续编页码。封面与书芯不脱落。两页页码之间误差不超过2mm。未正式定稿成本之前，建议用燕尾夹临时装册。
五、纯表格格式要求
（一）表格标题
使用16号宋体加黑，表内固定项使用正文字号，但要加粗，表内正文使用10-12号仿宋字体。
（二）页边距设置
上下均为25mm，左右均为25mm。
（三）文本对齐方式
尽量保证美观。水平对齐；整列所有行的字数≦6时，本列水平居中，整列所有行的字数>6时本列水平靠左（注：整列如果字数一样，建议居中对齐）垂直对齐，全部居中；文本控制自动换行。标题行全部居中。
（四）纸张
A4纸打印，尽量使用横向打印。个别表格如仪器、设备详细信息等确定需要时可使用A3。
（五）页码
标在页脚居中，用小5号半角Time New Roman体，阿拉伯数字标识。
（六）落款
表格下方左侧依次为填表人和审核人（单位主要负责人）签字栏。表格右侧下分为完成单位，要求加盖单位（部门）公章，下一行为年月日。
（七）排版格式
Microsoft Office Excel2003格式排版。
（八）跨页表格
同一内容表格跨页的一定要进行标题行重复。
（九）幅面
如遇A4最大整幅纸型容不下的材料，表格各项设置可进行调整，不受以上约束，但必须留出装订位置。
（十）其他
表内数据和对应位要对齐，表中无内容的一律空白。表内数字或文字有连续重复，不能用“同上”，“同左”等字样。
六、材料汇总、上报工作要求
（一）汇总
各单位要及时将材料汇总归档，并分阶段编制材料目录或清单。
（二）上报
所有需要上报的材料(包括文字、电子、声像材料等），届时按评建办要求办理。
黑龙江财经学院
2016年11月15日